闽林院〔2016〕192号

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关于规范会议纪要的通知

院各处室系部馆科中心、工会、团委：

会议纪要是学院传递信息的重要渠道，是落实工作、检查工作的重要依据，是学院管理的重要环节。为完善学院会议纪要制度，准确及时地传达会议精神，抓好会议议定事项的落实，现就规范会议纪要作如下要求：

一、建立会议纪要制度的重要性

会议纪要是指会议结束后，会议承办部门或记录人员根据会议宗旨简要撰写会议主要精神、会议情况和议定事项，并印发给相关单位和个人，以确保更好地贯彻执行会议精神的一种公文。

会议纪要制度是必要的，和工作息息相关的，完善的会议纪要制度，不但可以将会议的重点精神更好的传达，而且还能提高工作效率，更好、更准确的完成上级指示精神。

二、会议纪要的范围

学院层面的院长办公会、专门委员会（领导小组）会议和专题工作会议，要做好会议记录，原则上要形成会议纪要。重要的系（部）党政联席会议、处（室）务会议也要形成会议纪要。

三、会议纪要的内容

（一）会议纪要套头和标题

1．学院层面的会议纪要套头包括：宝马论坛118论坛官网长办公会议纪要、宝马论坛118论坛官网专门委员会（领导小组）会议纪要、宝马论坛118论坛官网专题会议纪要。系（部）、处（室）的会议纪要套头包括：福建林业职业技术学XX系（部）党政联席会议纪要、宝马论坛118论坛官网XX处（室）务会议纪要。

2．会议纪要标题有二种：一是XX年第X次院长办公会（XX专门委员会或XX领导小组会议等）纪要；二是关于研究XX工作的纪要。

（二）基本会议信息。包括会议召开的时间、地点、主持人、议题等。

（三）会议的情况简述

1.开会的根据和目的。会议情况简述简明扼要，篇幅不要过多，以便其他人对会议有整体了解。

2.主体。主要指会议的精神和议定事项。党委会、院长办公会、专门委员会（领导小组）会议的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。专题工作会议纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。如果会议内容较多，可以列标题，逐段、逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。

3．结尾。对于特别重要的会议，结尾主要是对会议的总结、发言评价和主持人的要求或发出的号召、提出的要求等。一般会议纪要不需要写结束语，主体部分写完就结束。

（四）参加会议人员和记录人员。党委会议、院长办公会议、专门委员会（领导小组）会议、系（部）党政联席会议等有明确规定参会人员范围的，要写明出席人员、列席人员、请假人员、记录人员等。专题会议纪要要写明参加会议人员和记录人员。

（五）版记。要写明纪要分送的单位（部门）或人员，印发部门和日期。

四、会议纪要发布程序

（一）会议记录人按相应会议纪要格式拟稿，并由承办会议部门的负责人审稿。

（二）学院层面的会议纪要由参会的学院领导会签，系（部）、处（室）的会议纪要由参会的部门领导会签。

（三）由主持会议的领导签发。

（四）学院层面的会议纪要由党委办公室或院长办公室制发正式文件。系（部）、处（室）的会议纪要由本部门制发正式文件。

五、会议纪要的印发

会议纪要写好印发后，应及时发给院领导、与会人员和会议内容涉及的有关部门。如果需要公开的，可通过办公自动化系统发布会议纪要电子稿。印发会议纪要也有两种方式，一是将会议纪要全文印发给相关单位和人员。二是如果会议纪要的内容具有较强的机密，为保密起见，只摘录有关部分印发给相关单位和人员。具体采用哪种方式，由会议主持人视情况而定。

会议纪要应编文号（或顺序号），并视会议内容注明密级。

会议纪要一经形成正式文件后，任何人不得随意更改，否则追究相关人员责任。

六、归档及使用要求

（一）归档

会议纪要形成以后，按年度移交档案部门归档，并做好交接记录。

（二）使用

1.归档后要调阅使用会议纪要，必须经过学院或部门党政主要负责人同意后方可借阅使用，并注意保密，不得泄漏会议纪要的内容。

2.使用会议纪要时必须遵守档案利用要求，不得涂改、损毁会议纪要。对会议纪要发生丢失、毁损、泄密等情况的，要追究有关人员的责任。

请各职能部门、系（部）、党总支（党支部）接此通知后认真组织学习，并从2017年1月1日起严格按此通知要求执行会议纪要制度。

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2016年12月12 日

宝马论坛118论坛官网院长办公室 2016年12月15日印发