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关于江南校区公共会议室使用与管理的通知

院各处室系部中心：

位于江南校区食堂2#四楼的公共会议室是学院重要的大型活动场所，内配设备比较多，操作比较复杂，环境要求高。为了保证其正常的使用与管理，现将江南校区公共会议室管理办法通知如下：

一、江南校区公共会议室由院长办公室负责统一管理，原则上仅供全校性开会与学术讲座（活动）之用，一般不提供教师个人使用。各部门因工作需要，确需使用公共会议室的，须在使用前事先进行申请审批。

二、相关部门在使用江南校区公共会议室前，请提前3天到江南校区院办提出申请，并填写《宝马论坛118论坛官网江南校区公共会议室使用审批表》（详见附件式样），当多个部门同时需要使用时，以先申请审批者为先。

三、各部门在使用公共会议室时，相关经办人需携带经院长办公室批准的《宝马论坛118论坛官网江南校区公共会议室使用审批表》联系公共会议室的管理人员开门，并交接与熟悉相关设备的使用方法，若需使用多媒体和LED电子屏的请自备手提电脑。

四、各部门在使用公共会议室过程中，应按相关设备的操作方法正确使用，若发现相关设备出现异常情况，应及时通知管理人员；未经管理人员允许，不得擅自改动仪器设备的连接线，不得擅自移动或拆卸任何仪器设备，不得擅自把仪器设备拿出室外使用；公共会议室内严禁吸烟。

五、各部门在使用公共会议室结束时，应及时通知管理人员负责检查与关闭所使用的各种设备，同时安排相关人员（学生）配合管理人员清理好室内外卫生；相关经办人须在《宝马论坛118论坛官网江南校区公共会议室使用审批表》上签字确认。

六、各部门所申请使用公共会议室的时间若与学院全校性会议（临时重要活动）发生冲突时，应服从学院优先使用原则。

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2013年9月28日